Cum să pornești un business de organizare de evenimente

Organizarea evenimentelor a fost și va rămâne mereu un business profitabil. Totuși, această industrie a devenit destul de aglomerată.

De aceea mai jos ți-am pregătit câteva sfaturi esențiale care să atragi primii clienți.

Învață bazele meseriei de la cei mai buni din industrie

Cel mai rapid (și eficient) mod de a avea succes în orice, este să înveți de la cineva care are deja succes în acea industrie.  

De aceea, înainte de a porni afacerea, ai avea un avantaj foarte mare dacă ai lucra în domeniu pentru o perioadă.

În acest fel vei învăța procese testate, mici trucuri care fac diferența dintre un organizator bun și unul mai puțin bun și bineînțeles, principalele greșeli de evitat.

Dar pe lângă asta mai există un avantaj. Lucrând în domeniu, ai ocazia să colaborezi cu multă lume din industrie, persoane care îți pot deveni primii parteneri atunci când îți vei porni pe cont propriu.  

Creează o imagine vizuală impecabilă

În acest domeniu, felul în care îți prezinți afacerea contează extraordinar de mult.

Indiferent de tipul de eveniment pe care îl organizez, oamenii apelează la tine pentru a le oferi lor o imagine perfectă.

Tocmai de aceea și imaginea brand-ului tău trebuie să fie perfectă. Nu nu poți porni afacerea având un site învechit, un logo demodat sau o imagine de ansamblu care pare creată de un amator.

Deși poate pare superficial, acestea sunt esențiale dacă vrei să atragi clienți, mai ales la început, până vei avea oameni care să te recomande.  

Concepe un plan de marketing realist

Un plan de marketing te ajută să:

• Îți atingi obiectivele mult mai repede
• Să îți ofere o imagine de ansamblu care să te ghideze în tot ceea ce faci
• Să știi exact investiția de care ai nevoie
• Să găsești oportunități de creștere a afacerii
• Să poți optimiza afacerea

Cum faci un plan de marketing? Sunt multe de spus pe această temă. Dar iată câteva puncte importante care să te ajute să îl creezi:

• Definește cine este clientul. Ce nevoi are acesta? Unde este atenția clientului?
• Setează obiective acționabile și vino cu idei
• Prioritizează ideile în funcție de potențial și bugetul tău disponibil
• Implementează sisteme de măsurare pentru a ști ulterior ce funcționează și ce nu
• Implementează și testează rapid ideile
• Repetă procesul
  

Învață tehnici de marketing și vânzări de bază

Orice business vrei să pornești, te vei lovi (foarte des) de situații în care va trebui să îți vinzi serviciul. Va trebui să convingi o persoană de faptul că serviciile tale sunt mai bune decât ale competitorului.

Chiar dacă recomandările sunt cea mai puternică formă de marketing, trebuie să atragi întâi primii clienți care să te recomande ulterior.

De aceea un curs de marketing sau de vânzări în care să înveți cum găsești primii clienți și cum să creezi mesaje convingătoare va fi o investiție foarte utilă.

Asigură-te că ești în deplină legalitate

Chiar dacă la început nu vei avea angajați, ai nevoie de o formă legală, fie că e vorba despre un PFA sau un SRL.

Primul pas pentru a porni o firmă este să alegi un nume pentru societatea comercială și să stabilești numărul de asociați din firmă.

După care va trebui să alegi domeniul principal de activitate și domeniile secundare (codurile CAEN).

În cazul tău, poți alege codul CAEN din grupa 823, ce corespunde activității de organizare a expozițiilor, târgurilor și congreselor ȘI/SAU codul CAEN din grupa 932 ce corespunde altor activități recreative și distractive.

Pentru a putea deschide o firmă de organizare de evenimente nu ai nevoie de traduceri autorizate sau alte acte speciale, dar ai nevoie de următoarele documente:

• Cartea de identitate sau pașaportul asociatului sau asociaților care urmează să înființeze firma nouă precum și a administratorului firmei;
• Documentele care atestă stabilirea sediului social al firmei. Pentru stabilirea sediului social al firmei ai nevoie de actul de proprietate (în cazul în care deții in proprietate un imobil în care va fi stabilit sediul social) sau contractul de închiriere (în situația în care închiriezi un imobil în scopul stabilirii sediului social).
• Declarație  pe proprie răspundere dată în baza art.15 alin.1 lit.b) din Legea nr.359/2004
• Redactarea și atestarea declarației pe proprie răspundere potrivit căreia asociații/administratorii îndeplinesc condițiile prevăzute de lege pentru exercitarea acestor calități

Bineînțeles, va trebui să consulți cu atenție legislația în vigoare pentru că aceasta se schimbă destul de des și s-ar putea ca unele aspecte să se fi modificat.

Înainte de a începe

Probabil știi deja că industria organizării de evenimente devine din ce în ce mai aglomerată. De aceea recomandările și recenziile sunt probabil cea mai bună metodă de a te face cunoscut și de a câștiga încrederea oamenilor.

Așa că încearcă să oferi de fiecare dată cel puțin 110% valoare, mai ales atunci când pornești.

Iar odată ce ai deja o bază de clienți existenți, încearcă să obții cât mai multe recenzii și recomandări. Acestea te ajută să obții clienți mult mai rapid decât metodele tradiționale de marketing (cum ar fi reclamele, spre exemplu).